ウェビナーとは?成果につなげるメール施策を解説|集客から開催後フォローまで

ウェビナーとは?成果につなげるメール施策を解説|集客から開催後フォローまで

 ウェビナーは、企業のマーケティング施策として、もはや特別なものではありません。オンラインで手軽に開催でき、リードの獲得や育成の場として活用している企業も増えています。

 しかし実際には、「思うように参加者が集まらない」「申込者の多くが当日参加しない」「終了後のフォローが仕組み化できていない」といった課題を抱えている担当者も多いのではないでしょうか。

 ウェビナーの成果を左右するのは、当日の配信内容だけではありません。実は、開催前後のコミュニケーションを支えるメール施策こそが、成果を最大化する重要なポイントです。

 本記事では、ウェビナーの基礎を押さえながら、開催企業が実践すべきメール施策について、集客から開催後フォローまでの流れに沿って解説します。

ウェビナー施策に使える
メール配信システムをお探しなら

WiLL Mailの無料トライアルを開始する »

ウェビナーとは?基本的な意味と特徴

 まずは、ウェビナーの基本的な意味と特徴を確認しておきましょう。

ウェビナーの意味

 ウェビナー(Webinar)とは、「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた造語で、オンライン上で開催されるセミナーを指します。

 この言葉は、動画配信やWeb会議ツールの普及とともに広まり、現在では企業のマーケティングや営業活動の場面で一般的に使われる用語となっています。従来から使われてきた「オンラインセミナー」とほぼ同義の言葉として定着しています。

 ウェビナーは、Zoom、Microsoft TeamsなどのWeb会議ツール、あるいは専用のウェビナーツールを通じて配信され、参加者はパソコンやスマートフォンから視聴・参加します。

 開催形式は大きく分けて2つあります。ひとつはリアルタイムで実施するライブ配信型。もうひとつは、あらかじめ録画されたコンテンツを配信するオンデマンド型です。

 ライブ型は臨場感や参加者との双方向のコミュニケーションが強みであり、オンデマンド型は日時に縛られず視聴できる利便性が特徴です。

 多くの場合、ウェビナーは事前申込制で開催されます。参加者は申込フォームから登録し、案内メールを受け取ったうえで、指定の日時にオンラインで参加します。

企業がウェビナーを開催する目的

 企業がウェビナーを開催する主な目的は、「新規リードの獲得」「見込み客の育成」「既存顧客との関係強化」の3つに整理できます。

◎新規リードの獲得
ウェビナーは、特定のテーマに関心を持つ層にアプローチできる施策です。参加登録を通じて見込み客の情報を取得し、新たなリード獲得につなげることができます。

◎見込み客の育成
すでにリード情報を取得している見込み客に対して、商品やサービスへの理解を深めてもらう場として活用されます。Webサイトや資料だけでは伝わりにくい内容を補完し、導入を後押しする役割を果たします。

◎既存顧客との関係強化
既存顧客向けに最新情報や活用方法を共有することで、顧客満足度の向上や、追加提案の機会創出につながります。継続的な接点を持つことにより、長期的な関係構築が可能になります。

 ウェビナーは単なるオンラインイベントではなく、顧客との関係性を段階的に構築するためのマーケティング施策といえます。

対面セミナーとの違いと役割

 対面セミナーとウェビナーの大きな違いは、接点のつくり方にあります。

 対面セミナーは、同じ空間に集まり、直接顔を合わせてコミュニケーションを取る形式です。参加者の反応をその場で感じ取りやすく、臨場感や関係性の深まりという点に強みがあります。

 そのため、見込み客との関係を一段前に進めたい場面や、既存顧客との結びつきをさらに強めたい場面で効果を発揮します。

 一方、ウェビナーはオンラインで開催されるため、参加のハードルが低く、より広い層にアプローチしやすい点が特徴です。地理的な制約を受けにくく、移動の負担もないことから、新規リードの獲得にも活用しやすい施策といえます。

 また、ウェビナーは申込数や参加率、視聴時間、アンケート結果などをデータとして把握しやすい点も大きな特徴です。これらのデータは、見込み客の育成やスコアリング、既存顧客のフォローといった目的に活用できます。

 録画やアーカイブ配信もしやすいため、コンテンツを資産として継続的に活用できる点もメリットです。

 このように、対面セミナーとウェビナーはどちらが優れているという関係ではなく、目的や顧客の検討段階に応じて使い分けることが重要です。

メール配信システムWiLL Mailの
操作画面を無料でお試しいただけます

WiLL Mailの無料トライアルを開始する »

ウェビナー開催企業が抱えがちな課題

 ウェビナーを開催する企業が増えている一方で、なかなか思うように成果につながらないという声も少なくありません。ここでは、ウェビナー開催企業が抱えがちな代表的な課題を整理します。

参加者が思うように集まらない

 ウェビナーのテーマを工夫し、SNSや広告で告知をしているにもかかわらず、期待したほど申込数が伸びないというケースは少なくありません。

 また、新規流入に注力している一方で、既存のメールリストを十分に活用できていない、あるいは案内を送っていても反応が低いといった状況も見られます。

 「告知はしているのに参加者が集まらない…」といった状況は、多くの担当者が直面する課題ではないでしょうか。

申込者が当日参加しない

 一定数の申込があったとしても、当日の参加率が伸びないという課題は少なくありません。場合によっては、申込者のうち半数近くが参加しないケースもあります。

 申し込んだにもかかわらず参加に至らなかった理由としては、次のようなものが挙げられます。

  • 興味が薄れてしまった
  • 他の予定が入ってしまった
  • 申し込んだことを忘れていた

 ウェビナーは気軽に申し込める反面、参加の意思も揺らぎやすく、結果としてキャンセルや不参加が発生しやすい側面があります。

 この問題は、申込時点で高まった期待や関心を開催日まで維持できない場合に起こりやすくなります。そのため、申込者との接点を開催日まで継続し、関心をつなぎとめておくための設計が重要になります。

終了後のフォローが属人化している

 ウェビナー終了後のフォローが明確に設計されていないケースも少なくありません。

 担当者ごとの判断で、確度が高そうな見込み客にだけ連絡するにとどまり、その他の参加者や欠席者へのフォローが行われないまま、せっかく生まれた接点がそこで途切れてしまうこともあります。

 本来であれば、参加者・欠席者それぞれに応じたフォローを行い、ウェビナー後も継続的にコミュニケーションを重ねていくことが重要です。

 しかし、そうしたフォローを仕組みとして整備できていなければ、施策が一過性のものとして終わってしまう可能性もあります。

ウェビナー施策に使える
メール配信システムをお探しなら

WiLL Mailの無料トライアルを開始する »

なぜウェビナーはメール設計で差がつくのか?

 ウェビナーの成果は、当日の配信内容だけで決まるわけではありません。

 「集まらない」「参加しない」「フォローが続かない」といった課題は、実は開催前後の設計に大きく左右されます。そして、その中心にあるのがメールによるコミュニケーションです。

 ウェビナーは、構造的にメールとの相性が非常に高い施策といえます。ここでは、その理由を整理します。

ウェビナーは事前申し込み型の施策

 ウェビナーは、原則として事前申込制で開催されます。

 参加者は申込フォームから登録し、開催日まで一定の期間を経て当日を迎えます。この「申込から開催当日までの時間」があることが、大きなポイントです。

 この期間に十分な接点がなければ、申込時の関心は徐々に薄れていきます。一方で、メールを通じて適切な情報提供やリマインドを行うことで、参加意欲を維持し、期待値を高めることも可能です。

 つまり、ウェビナーは申込から開催日までのコミュニケーション設計によって、成果に大きな差が生まれる施策なのです。

ウェビナーの接点の中心はメールになる

 SNSや広告、Webサイトは新規接点を生み出す手段として有効ですが、申込後の参加者一人ひとりに情報を届け続ける手段としては適していません。

 電話やDMといった方法もありますが、申込者全員に対してタイムリーかつ一斉にアプローチするのは現実的ではありません。

 その点、メールは申込時に取得するメールアドレスを通じて、参加者全員に確実に情報を届けられる唯一のチャネルです。開催案内、事前資料の送付、リマインド、開催後のお礼やアンケート依頼など、ウェビナー前後のコミュニケーションの多くはメールを通じて行われます。

 そして多くの開催企業では、すでにこうしたメールを送っているはずです。つまり、ウェビナーにおいて申込後の接点を担うのは、ほぼ例外なくメールです。

 だからこそ、メールをどのように設計するかが、ウェビナーの成果に大きく左右します。

参加率やその後の反応率はメールで決まる

 ウェビナーの参加率は、申込者にどのようなリマインドを行うかによって大きく変わります。開催前日に1通送るのか、前日と当日の2回送るのか。件名や本文で参加メリットを改めて提示しているかどうか。こうした違いが、数%から場合によっては十数%の差を生むこともあります。

 開催後のフォローについても同様です。お礼メールを単なる定型文で終わらせるのか、アンケート依頼や資料ダウンロードなど、次のアクションにつながる導線まで設計するのかによって、その後の反応率は変わります。

 さらに、参加者と欠席者を分けてフォローしているかどうかも重要です。参加者には理解を深める情報や具体的な次の提案を、欠席者にはアーカイブ視聴や再接触の機会を用意する。こうした設計によって、集めたリードを無駄にすることなく活かすことができます。

 メールを通じてどのように期待を高め、行動を促し、関係を継続させるか。その設計次第で、参加率もその後の反応率も、最終的な商談化率も変わります。

 配信コンテンツの質はもちろん重要です。しかし、その価値を最大化できるかどうかは、前後のメール設計にかかっているといえるでしょう。

メール配信システムWiLL Mailの
操作画面を無料でお試しいただけます

WiLL Mailの無料トライアルを開始する »

ウェビナーを成功に導くメール設計の全体像

 ウェビナーは、「開催して終わり」の施策ではありません。申込前の興味喚起から、開催前の期待値を維持するコミュニケーション、当日の参加促進、そして開催後のフォローまで、複数の接点を通じて見込み客との関係を深めていく、一連のプロセスを含めたマーケティング施策です。

 そして、その中心になるのがメールです。適切なタイミングで目的に応じたメールを設計することで、申込率や参加率、その後の反応率や商談化率まで大きく変わります。

 ここでは、ウェビナーにおけるメール設計の全体像を5つのステップに分けて、それぞれの役割と目的、どのような成果につながるのかを順に見ていきましょう。

1. 招待メール|ターゲットに刺さる導入設計

 ウェビナーの集客は大きく分けて、SNSや広告、Webサイトなどを通じた新規リード獲得と、既存の見込み客への案内の2つの経路があります。

 メールによる招待は、すでにリードとしてメールアドレスを取得している見込み客に向けて行うアプローチです。つまり、ある程度の関係性が構築されている相手に対する「次の接点」として、ウェビナーを案内する役割を担います。

 そのため招待メールは、単に開催概要を一斉配信するだけでは十分とはいえません。見込み客が抱えている課題や関心がウェビナーのテーマとどのようにつながるのかを示し、「この内容は自分に関係がある」と感じてもらうことが重要になります。

 日時や概要を伝えるだけでなく、参加することで得られる知識や解決できる課題を明確にすることで、メールからのクリック率が高まり、結果として申込率の向上にもつながります。

 また、見込み客ごとに適切なタイミングで案内することも、参加意欲を高めるためのポイントです。たとえば、課題整理の段階にある見込み客に対して、具体的な課題解決を前提としたテーマを案内しても、申込につながりにくくなることがあります。

2. 開催前フォローメール|期待値を高める情報設計

 申込完了後からが、ウェビナーの成果を左右する重要なフェーズです。開催までの期間にどのようなコミュニケーションを取るかによって、参加意欲の維持や期待値の高さが大きく変わります。

 開催前のフォローメールでは、当日の内容や見せどころ、登壇者の紹介、関連資料の共有、事前チェックアンケートなどの情報を提供し、参加者の関心を継続させることが目的になります。

 また、視聴方法や参加URL、当日の流れなどを事前に伝えておくことで、参加に対する不安や手間を減らすことができます。こうした配慮は、参加への心理的なハードルを下げることにもつながります。

 開催当日までの期間に適切な情報提供を行うことで、「このウェビナーは役立ちそうだ」「必ず参加したい」という期待値を高めることができます。結果として参加率の向上にもつながります。

3. リマインドメール|参加行動を後押しする設計

 ウェビナーでは、申込があっても一定数の不参加が発生します。そのため、開催直前に送るリマインドメールは、当日の参加率を左右する重要な施策になります。

 リマインドメールの目的は、単に開催日時を再通知することではありません。参加予定であることを思い出してもらい、「参加しよう」という行動を後押しすることです。

 多くの企業では、開催前日にリマインドメールを送るケースが見られます。ただし、不参加率を改善したい場合は、送信スケジュールを工夫してみましょう。たとえば、前日、当日朝、開催1時間前など、複数回に分けて送ることで参加率が改善することもあります。

 また、件名や本文で当日の見どころや参加メリットを簡潔に伝えることで、「少しだけでも見てみよう」という参加のきっかけをつくることができます。

 このように、リマインドメールは単なる通知ではなく参加行動を促すための重要な接点です。送信スケジュールやメッセージの設計によって、当日の参加率に大きな差が生まれることを意識して設計することが重要です。

4. 開催直後メール|熱量を逃さない初動設計

 ウェビナー終了直後のフォローメールは、参加者の関心が最も高まっているタイミングで送る重要な接点です。このタイミングを逃さずフォローできるかどうかが、その後の反応率にも影響します。

 理想的なのは、ウェビナー終了後できるだけ早いタイミングでメールを送ることです。時間が経つほど参加者の記憶や関心は薄れていくため、終了から数時間以内、遅くとも当日中にはメールを送ることで、関心が高い状態のまま次のアクションへつなげることができます。

 開催直後のメールでは、次のような内容を整理して伝えるのが一般的です。

  • 参加のお礼
  • アンケート依頼
  • 当日使用した資料のダウンロード
  • 関連資料やコンテンツの案内

 また、見落とされがちなのが参加者と欠席者を分けてメールを送ることです。 参加者には理解を深める情報や次の提案を、欠席者にはアーカイブ視聴や次回参加の機会を案内するなど、状況に応じて内容を変えることで、その後の接点を継続しやすくなります。

 ウェビナーの成果を最大化するためには、終了直後のフォローをどれだけ迅速かつ適切に行えるかが重要です。終了直後の慌ただしい状況でも対応できるように、事前にメールの内容や配信設計を整えておくことがポイントです。

5. 継続フォローメール|次のアクションへつなげる育成設計

 ここまで何度も述べてきましたが、ウェビナーは開催して終わりの施策ではありません。むしろ重要なのは、その後の継続的なフォローです。

 ウェビナーに参加した見込み客の多くは、まだ情報収集や比較検討の段階にあります。すぐに商談化や契約につながるケースばかりではないため、ウェビナー終了後もコミュニケーションを続けながら関係を深めていくことが重要になります。

 ここで役立つのが、ステップメールを活用した継続フォローメールです。ウェビナーのテーマに関連する記事や資料、導入事例、活用方法などの情報を、ウェビナー開催日を起点に段階的に届けることで、見込み客の理解を深めながら関係性を維持することができます。

 さらに、メールの開封やクリック、資料ダウンロードといった反応を確認することで、関心の高まりを把握することも可能です。こうした情報をもとにスコアリングを行い、基準を満たした見込み客を営業へ引き継ぐことで、より効果的なアプローチにつなげることができます。

 また、ウェビナー参加者が既存顧客の場合は、活用方法や応用事例、他社の導入事例などの情報を継続的に届けることで、サービス理解をさらに深めてもらうことができます。こうしたフォローは、利用促進や新たな活用機会の創出にもつながります。

 ウェビナーとは、見込み客や既存顧客との接点をつくるきっかけです。その後のコミュニケーションをどのように設計するかによって、商談化や契約、利用継続といった最終的な成果に大きな差が生まれます。

 ウェビナー終了後もメールを通じて関係性を育てていくことが、最終的な成果を生み出すマーケティングへとつながっていきます。

ウェビナー施策に使える
メール配信システムをお探しなら

WiLL Mailの無料トライアルを開始する »

まとめ|ウェビナー成功の鍵はメール設計にあり

 ウェビナーは、開催すること自体が目的ではありません。

 申込前の案内、開催前のフォロー、リマインド、開催後のフォローまで、複数の接点を通じて見込み客や顧客との関係を深めていくマーケティング施策です。

 そして、その一連のコミュニケーションの中心になるのがメールです。

 多くの企業では、すでにウェビナーに関するメールを送っているはずです。しかし、「送っていること」と「設計できていること」は同じではありません。ウェビナーを開催していても期待した成果につながっていない場合は、メールの設計を一度見直してみてください。

 メール施策をしっかり設計することで、ウェビナーは単発のイベントではなく、継続的に成果を生み出すマーケティング施策へと変わっていく可能性があります。

ウェビナー施策に使える
メール配信システムをお探しなら

WiLL Mailの無料トライアルを開始する »

著者
WiLL Cloudマーケティングチームのロゴ
WiLL Cloud マーケティングチーム

メルマガ登録 »