リモートワークにもお役立ていただけるWiLL Mailの機能をまとめました

リモートワークにもお役立ていただけるWiLL Mailの機能

2020年4月7日、新型コロナウイルスの感染拡大抑止を目的に、政府によって東京など7都道府県を対象とした緊急事態宣言が発令されました。これを機にリモートワーク(在宅勤務・遠隔勤務)を導入された企業も見受けられます。
この記事では、リモートワーク時にもお役立ていただけるWiLL Mailの機能をピックアップしてご紹介します。少しでも多くの方々がこの危機を安全に乗り越えられるために、お役立ていただければ幸いです。

1.1アカウントで最大100人分追加できるオペレータ

WiLL Mailは、1アカウントにつき最大100人分のオペレータ作成が可能です。新規オペレータ作成には追加費用は掛かりません。

メール配信の規模とご利用される組織の規模は一概に比例しません。WiLL Mailは大規模組織から少数チームまで、多様な組織でのご利用を想定して設計しているため、このような機能を標準搭載しています。

以下は、WiLL Mailのユーザーの定義です。

アカウントとは

アカウントは、当社からWiLL Mailの契約単位でメールアドレスに対して発行されます。ひとつのメールアドレスで複数のアカウントを持つことが可能で、グローバルナビゲーションからアカウントの切り替えが行えます。制作代行企業様や、事業部ごとに契約を別々にせざるを得ない大企業様が複数アカウントをご活用いただいています。

オペレータとは

オペレータは、WiLL Mailにログインできるユーザーです。管理者権限を持つオペレータからのメールによる招待により追加されます。メールアドレスがログイン時のアカウントとなります。1アカウントにつき最大100人分のオペレータを発行出来ます。100人以上必要となった場合は上述の複数アカウントによって契約を跨いだ活用も可能です。

管理者(管理者権限)とは

管理者は、WiLL Mailの全機能を利用でき、新たにオペレータを追加できる権限を持っています。ひとつのアカウント内で複数オペレータに管理者権限の付与が可能です。

1.新規オペレータの招待

管理者権限を持つオペレータは、画面右部の「オペレータを招待する 」から、招待したいアドレスや権限を設定し「招待メールを送信」をクリックすると、対象のアドレスにメ ールが届きます。招待されたユーザーがメール文中のリンクをクリックすればオペレーター追加が完了します。

2.権限設定

IPアドレス管理機能

管理者は、オペレータに対して操作権限を細かく設定できます。WiLL Mailに関する全ての操作権権を持つ管理者権限を追加・削除したい場合「管理者権限」のチェックボックスにチェックを入れれば、権限追加・削除は完了します。

また、管理者は、オペレータごとにDB(リスト)の操作、メール設定、配信日時を定めるスケジュール機能の権限を細かく設定できます。

誰がどのリストに対してどこまでの業務を行うかを細かく制御することがセキュリティ向上につながります。

IPアドレス管理機能

IPアドレス管理機能

IPアドレス管理機能を使うと、指定した特定のIPアドレスからのみWiLL Mail管理画面へのアクセスを許可できます。操作を行うオペレータ環境のIPアドレスからのアクセスのみを許可すれば、外部アクセスや外部への情報持ち出しを防ぐことができます。

許可するIPアドレスを入力します。複数のIPアドレスを許可する場合は1行に1つずつ、複数行で記述してください。

承認機能

承認機能

『承認機能』を有効にすると、メールのスケジュール設定後に承認者へ承認依頼がメールで送られ、承認または差し戻しをする事ができます。これによりメール配信担当者から上長への承認を経てメール配信を行うといった安全なフローを構築できます。

承認機能に「利用する」にチェックを入れます。承認者設定より、承認者にしたいオレーターを選択します。

承認機能設定後に変更される画面や機能

メール一覧

メール一覧

メール一覧に「承認待ち」タブが表示されます。

メールのスケジュール設定画面

設定画面

即時配信と予約の代わり承認依頼ボタンが出現します。日時を指定して承認依頼をクリックすると、承認者にメールが届き、承認後に予約日時に配信されます。

操作ログ確認・ダウンロード

操作ログ確認・ダウンロード

管理者は、WiLL Mailの操作ログが閲覧できます。いつ・どのオペレータが・どういった操作をしたかを把握することで、遠隔でもミスの起きない運用フローを構築できます。管理画面の閲覧だけでなくCSVでダウンロードも可能です。

その他、WiLL Mailのセキュリティについてはこちらにまとめてあります。また、下記ブログではメール配信システム全般におけるセキュリティについてまとめていますので併せてご覧ください。

まとめ

簡単ではありますが、リモートワークにお役立ていただけるWiLL Mailの機能をご紹介しました。2020年、当社はWiLL Cloudのセキュリティ面の強化や、安定稼働を目的としたアップデートをいくつか予定しています。様々な状況で安心して皆さまにご利用いただける環境をご提供できるよう尽力いたします。

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最後までお読みいただきありがとうございました。

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