メール配信ソフトを使うメリットとは?選び方のポイントも徹底解説【2019】

メール配信ソフトを使うメリットとは?選び方のポイントとともに徹底解説【2019】

 こんにちは。WiLL Cloud運営事務局です。近年、クラウドサービスの認知が浸透するとともに、数多くの企業向け(BtoB)ソフトウェアがリリースされています。メール配信ソフトも例外ではありません。この記事では、自社に最適なメール配信ソフトの選びかたに加え、定義・役割・メリットも徹底的に説明します。メール配信ソフト選びのご参考になれば幸いです。

メール配信ソフトとは?

 メール配信ソフトとは、Eメールを用いたメルマガ配信などの業務を効率化させるためのツールです。一度に複数のアドレス宛にメール配信を行ったり、受け手の環境に適した形で送り分けるなど、一般的なサーバやメーラーでは行えない業務を簡単に行えるのが大きな特徴です。

 特に複数の宛先にまとめたメールの一斉送信は、メール配信サーバを使用しないと実施は難しく、そういったメール配信専用の環境を一式揃えているのがメール配信シフトなのです。

 配信に特化したメール配信ソフトに対し、Gmailやヤフー、Outlook.comなどはISP(インターネット・サービス・プロバイダー)やInbox Provider(インボックス・プロバイダー)と定義されます。文字通りメールの受信や一対一のメールのやりとりを目的としたソフトウェアという意味です。そのためサービスによっては大量の一斉送信を禁止している場合もあります。

メール配信ソフトの種類

 現在、メール配信ソフトを選定する際には大きく分けて2種類のタイプがあります。『クラウド』型か『オンプレミス』型です。と 

 クラウド型のメール配信ソフトは、サービス会社がサーバーを保有し、利用者はWebブラウザを介して利用します。一方、オンプレミス型は、利用者のコンピューターとサーバにインストールされ、自社の環境で利用します。

 クラウド型とオンプレミス型のそれぞれの特徴やメリット、デメリットについて簡単に説明します。

オンプレミス型のメール配信ソフト

メリット

 『オンプレミス』型は、自社のニーズに沿った機能を搭載できる点、つまりカスタマイズ性が何よりもメリットといえます。また、自社環境にインストールして利用するため、顧客データなどを全て自社に置くことができる点も安心です。

デメリット

 『オンプレミス』型は、初期投資に大きな費用がかかります。場合によってはサポート、トレーニング、アップデートに対しても定期的な料金がかかります。アップデートは初期のカスタマイズに依存するため、クラウドほどの頻度は見込めないでしょう。

クラウド型のメール配信ソフト

 今日、世界的にもメール配信ソフトはクラウド型が一般的になりつつあります。現在、ほぼすべての主要なサービス提供会社が何らかの形のクラウド型のソフト提供しており、一部のベンダーはオンプレミス型の提供を行なっていない場合もあります。

メリット

 一般的に、クラウド型のソフトウェアは月間または年間契約に基づいて価格設定されます。多額に初期費用が必要なオンプレミス型と比較してクラウド型ソフトウェアは、ハードウェアやサーバ購入などの投資が不要であるため、手軽さと低コストが何よりのメリットといえるでしょう。

デメリット

 クラウド型は、カスタマイズに対応していない点がデメリットといえます。自社が求める機能がない場合は、別のサービスを探すか、要件を見直す必要があります。ただし、アップデートによって将来的に実装する可能性もあります。

 セキュリティは、良くも悪くもサービス提供会社側に依存することになります。良くも悪くもというのは、中小企業にとっては自社で管理するよりも強固な環境でデータが保持されるでしょうし、大手企業にとってはそうとは言い切れない場合もあるということです。

クラウド型が近年の主流になりつつある

 ソフトウェア全般の話になりますが、近年の調査によると、企業の93%が現在クラウド型のソフトウェアまたはシステム・アーキテクチャを使用していることがわかっています。

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メール配信ソフトとはどんな役割を担うの?

 具体的にメール配信ソフトが担う役割は以下の通りです。

  • 迷惑メール禁止法に準拠する運用
  • 読者にフィッシング詐欺メールと間違われないメールの送信
  • 配信停止希望者への対応やエラーメールの識別
  • ターゲティング(セグメント)配信やパーソナライズド配信、ステップメール配信など、効果の高いメールマーケティングの実践
  • 安全なセキュリティ環境での顧客データ保護

メール配信ソフトを使うメリット

 さらに上述のメール配信ソフトならではの役割に加え、メール配信ソフトを利用することで得られるメリットも数多く存在します。主要なメリットをいくつかご紹介します。

到達率の向上

 メールは投資対効果にとても大きく貢献することがわかっています。よって、メールの到達率をわずかにでも改善できれば、大きなリターンとなる可能性を秘めているのです。到達率の大半の問題は顧客リストに由来しますが、メール配信ソフトが適切な到達率を維持する技術を要しているかも大きな要因になります。

顧客とのエンゲージメント(関係値)の向上

 顧客の属性、アクション、いまの状況に最適なコンテンツを案内することで、顧客を理解していることを示せます。それらのデータを用いたセグメント(ターゲット)メールを配信できる仕組みは、顧客との結びつきを強固にするでしょう。

分析の実施

 メルマガは配信して終わりではありません。むしろ一度始めたら継続し続ける覚悟が必要です。そして継続には改善が不可欠です。何がベストのコンテンツか、どの時間が最適か。優れたメール配信ソフトはそういったデータを可視化できる分析機能を持っています。

リスト管理

 優れたメール配信ソフトは、顧客リストの運用と保護という重要な2つの役目を果たしてくれます。

マルチデバイス対応

 スマートフォンはいまや最も浸透したデバイスとなりました。そして世代やライフスタイルによって、PCやタブレットと使い分ける消費者がいることも見逃せません。優れたメール配信ソフトは、スマートフォン対応はもちろんマルチデバイス対応を想定したつくりになっているため、端末でコンテンツが見られないなどの機会損失を防ぐことができます。

 これらのメリットを得るには、やはり適切なメール配信ソフトを選ぶことが重要です。

メール配信ソフトを選ぶ前に準備すべきこと

 メール配信ソフトの役割とメリットをご紹介しました。ここからは選び方についてご説明します。まずは選ぶ前に準備すべきことをいくつかご紹介します。

1.要件(メール配信ソフトに求める機能)は何か・どのように活用するか明確にしておく

 以下のポイントをあらかじめ整理すると、メール配信ソフトの選別が容易になります。

  • 現在保有しているメールアドレスの数はどのくらいあるか
  • 既存客か見込み客か、誰に送る予定なのか
  • どのくらいの頻度でメールを送信している/する予定か
  • 性別などの属性情報やウェブ上の行動履歴は取得しているか
  • どのタイプのセグメンテーションを使用するのか

2.今後の事業の成長性や方針も把握する

 メールアドレス数は、メール配信ソフトの利用料に大きく関わります。今後、自社の事業がどのくらいの規模になり、メールを送る対象者がどのくらいの割合で増えていくかもあらかじめ把握しておきましょう。

 現在は安価に利用できても、規模が拡大した際に莫大なコストを支払わなければならない可能性もあります。こうした観点を踏まえて、サービスごとの従量制、定額制などの料金体系や契約期間を比較します。

メール配信ソフト選定時の比較ポイント

 さて、いよいよメール配信ソフトの選定ポイントのご紹介です。これまでご紹介した内容を踏まえて、自社の利用に最適なものを選びましょう。

1.読者にきちんと届くか

 先ずはメールが読者に届かなければ意味がありません。たとえばGmailやアウトルックなどのメールクライアントによって迷惑メール扱いされてしまうと、コンバージョンの機会が失われるだけでなく、自社の評判が損なわれる可能性があります。具体的には、以下のような点を比較ポイントとしておさえておきましょう。

  • ドメインブロックやブラックリスト追加に対するモニタリングを行っているか
  • 送信サーバのレピュテーションはどうか
  • メールの暗号化(STARTTLS)に対応しているか
  • SPFやDKIMといった認証サポートを行っているか

2.使いやすさ

 メール配信ソフトは数多く存在します。メール配信ソフトは、限られた機能の無料ツールから多機能・高機能が売りの有料版まで幅広くありますが、どちらにせよ、運用スタッフが使いこなせなければ意味がありません。

 具体的には、以下のような点を比較ポイントとしておさえておきましょう。

  • メールは簡単に作成できるか
  • HTMLエディタに柔軟性はあるか
  • 作業を覚えるまでにどのくらい時間が必要か
  • ナビゲーションやチュートリアルはあるか

3.APIはあるか

 自社データなどのプラットフォームと連携することで、より効率的で効果的なメール配信の運用が行えます。こうした連携業務にはAPI(アプリケーション・プログラミング・インターフェイス)が欠かせません。具体的には、以下のような点を比較ポイントとして考えられます。

  • 自社の顧客データの最新情報をすぐにフィードバックできるか
  • メール配信結果を自社データに反映できるか
  • 他システムとの連携機能はあるか

4.オートメールはあるか

 見込み客や顧客のステータスに基づいて自動的に配信されるステップメールやオートメールは、顧客に対してよりパーソナライズしたメッセージを送ることができます。こうした機能は、一斉配信よりも高い開封率、クリック率、コンバージョン率が見込めます。

5.リスト管理は柔軟か

 顧客リストにそのままメールを送るだけでなく、読者の属性や過去の行動履歴に基づいて異なる内容を送ることで、より効果的なメールマーケティングが行えます。そうしたセグメンテーションが柔軟に行えるか、また顧客リスト内容の変更や更新が簡単に行えるかも、メール配信ソフトを利用する際に重要なポイントとなります。

  • 行動データや属性データによるセグメント機能の有無
  • リスト更新、データ入れ替えの容易さ

6.モバイルに最適化されているか

 タブレット、スマートフォンが次々と最新機種がリリースされる昨今、こうした複数のデバイスへの対応はもはやウェブマーケティングに不可欠です。メール配信ソフトも例外ではなく、あらゆるデバイスでメールが読者にきちんと届けられる仕組みをもっている必要があります。

  • レスポンシブデザインのHTMLメール作成に対応しているか
  • モバイル端末のプレビューやテスト配信が行えるか

7.レポート(分析)は優れているか

 分析機能は、メールマガジンの効果を測定して、利益の最大化を測るために不可欠です。メール配信ソフトが提供する分析機能が使いやすく理解しやすいものかを確認しましょう。

  • 分析データのエクスポートは可能か(その形式は何か)
  • エラー対象者や非アクティブな読者の確認は可能か
  • メルマガ以外のキャンペーンとの比較は可能か

8.インフラは堅牢か

 自社の現在のニーズを満たしているか、そして将来理想とする運用シーンにも対応するインフラかどうかを確認しましょう。具体的には下記がチェックポイントといえます。

  • 最大利用可能なオペレーター人数はどのくらいか
  • システムの信頼性(サーバーダウンなどは頻発していないか、データセンターは高セキュリティかなど)
  • メール配信速度(一時間にどのくらいの量を送れるか)

9.カスタマーサポートは優れているか

 実際にメール配信ソフトを導入した後、わからないことを質問できるサポート窓口が存在するかは重要なポイントです。特に自社に専門的な知識を持った社員がいない場合は、サポートの有無は致命的な差と言えます。

  • カスタマーサポートはあるか
  • 利用可能時間はいつか
  • ウェブマニュアルなど手軽にアクセスできるサポートセンターは存在するか
  • アクセス方法は何か。(メール、電話、対面など)
  • 実装時もサポートはあるか

10.セキュリティ性

 顧客データはとても大切なものです。メール配信ソフトにアップロードして盗難や不正アクセスなどが発生するのは絶対に防がなければなりません。セキュリティはメール配信ソフト選定における最優先事項といえます。

  • ISMSやプライバシーマークなどの認証は取得しているか
  • データセンターは堅牢か
  • 顧客データを保存するデータベースは暗号化されているか

11.価格設定は妥当か・柔軟か

 メール配信ソフトの導入は、価格の安さだけで選ぶべきではありません。その価格でどういったことが行えるか、自社の要件に適っているかを見定める必要があります。

  • プランごとに含まれる機能とサービスは何か
  • 関連するコストは何か(オプション費用など)
  • 課金プランは何か(従量制か定額制か)

最終的な選定ステップ

 上記にまとめた選定ポイントを踏まえ、いくつかのメール配信ソフトに絞って最終的にひとつに決めなければなりません。絞り込むまでの大まかなステップをご紹介します。

  1. トライアル(お試し)環境を各社に要望し、実際の機能を使いながら運用シーンをイメージしましょう。
  2. 近しい業態の企業からお勧めのソフトはあるかを聞いてみましょう。
  3. 事例などを通じて実際のユーザーの声を確認しましょう。

まとめ

 いかがでしたでしょうか。メール配信ソフトの選定は、マーケティング担当者が行う最も重要な決定事項のひとつです。当社が提供するクラウド型メール配信ソフト『WiLL Mail』も、メール配信市場に20年近く従事するエンジニアたちによって、これまで述べた役割・メリット・選定時のポイントを網羅しています。ご興味があれば是非無料トライアルをお試しください。

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 最後までお読みいただきありがとうございました。

著者
WiLL Cloud マーケティングチーム

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