CSVデータの取り扱いの重要性

誤配信を防ぐために

メールマガジンの配信でもっとも重要なこと、これは何よりも第一に「誤配信をしない」ことがあげられると思います。メール本文の記述ミスはもとより、個人情報の誤挿入など、お客様へご迷惑をかける誤配信は絶対に避けたい事態です。

 

個人情報の誤挿入で一番危険度が高いのがCSVによる読者データの管理です。名前や会社名を本文に差し込みしていない場合はお客様への被害はありませんが、差し込みしている場合はCSVのお名前とメールアドレスの項目がズレるだけで個人情報の流出という事態となりますので笑い事では済まなくなります。

CSVデータの取り扱いについて

読者データの取り扱いでミスを避けるためには以下の方法があります。

  1. 読者データの取り扱いは熟練者が行う
  2. 読者データの取り扱いは2名以上でダブルチェックを行う。
  3. 読者データの更新を自動化して取り扱わないようにする。

1は、データの取り扱いに慣れた熟練者が作業を行うことでミスを防ぐという方法ですが、これだけでは不十分です。少なくとも2のダブルチェックを行った方が良いでしょう。また、長い目で見れば3のデータ更新の自動化を行う方法がベストです。データの取り扱いのミスも防げますし担当者の負担軽減にもなります。更に個人PCでの個人情報を取り扱うリスクを軽減できるので一石三鳥です。

 

WiLLMailではCSVによるデータメンテナンスの他、データベースを自動的に連動するAPIを利用することもできますので自動的にデータの更新を行うことも可能です。オペレータのアカウントを最大100人分持つこともできますのでダブルチェックの体制を取ることも可能です。